MyCitya attribue un compte personnel unique lié à une seule adresse e-mail. Aucune fonctionnalité native ne permet d’ajouter un second utilisateur sur le même lot depuis l’interface. Quand un bien est détenu en indivision ou par un couple, la question du partage d’accès se pose dès la création du compte, et la réponse dépend du statut juridique du demandeur autant que du paramétrage côté syndic.
Compte référent MyCitya : pourquoi un seul accès par lot en copropriété
Chez la plupart des syndics professionnels, dont Citya, un lot de copropriété est rattaché à un profil référent unique dans l’extranet. C’est ce référent qui reçoit les identifiants de connexion lors de l’ouverture du dossier. Le conjoint, le coindivisaire ou tout autre co-titulaire du lot n’obtient pas d’accès automatique.
Ce fonctionnement n’est pas propre à Citya. MyFoncia, par exemple, applique exactement la même logique : un seul copropriétaire est désigné référent, les autres doivent solliciter une création de compte séparé via le service client. La différence, c’est que cette contrainte est rarement documentée dans les guides utilisateurs.
En pratique, beaucoup de copropriétaires partagent simplement leurs identifiants avec leur conjoint. Cette solution fonctionne au quotidien, mais elle pose deux problèmes : l’impossibilité de tracer qui a effectué quelle action (paiement, vote en AG dématérialisée), et une faille de sécurité en cas de séparation ou de mésentente entre coindivisaires.
Droit d’accès individuel : ce qu’imposent la loi ALUR et le décret 2019-502
La loi ALUR de 2014, complétée par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (applicable depuis le 1er juillet 2020), impose à tout syndic professionnel de fournir un espace en ligne sécurisé pour chaque copropriétaire. Le texte prévoit des niveaux d’accès distincts : documents communs à l’immeuble, documents liés au lot, documents réservés au conseil syndical.
Le point clé pour les coindivisaires : chaque copropriétaire au sens juridique a droit à son propre accès. Quand un lot appartient à deux personnes en indivision, les deux sont copropriétaires. Le syndic ne peut pas refuser la création d’un second compte au motif qu’un référent existe déjà.
Nous observons que cette obligation légale est rarement appliquée spontanément. Le coindivisaire non-référent doit en faire la demande explicite, par écrit, auprès du gestionnaire de copropriété. Un simple e-mail à l’agence Citya qui gère l’immeuble suffit en général, mais prévoyez de joindre un justificatif de propriété (acte notarié ou attestation d’indivision).
Partage d’accès MyCitya entre conjoints : trois scénarios concrets
La marche à suivre varie selon votre situation matrimoniale et le régime de détention du bien.
Couple marié ou pacsé, bien commun
Les deux conjoints sont copropriétaires du lot. Chacun peut demander la création d’un compte MyCitya individuel auprès de l’agence Citya. Nous recommandons de transmettre une copie du livret de famille ou de l’attestation de PACS avec la demande.
Indivision entre personnes non mariées
Chaque indivisaire figure sur l’acte de propriété. La demande de compte séparé s’appuie sur cet acte. Le syndic crée alors un second profil rattaché au même lot, avec accès aux mêmes documents de copropriété.
Un seul conjoint propriétaire
Si le bien n’appartient qu’à un seul des deux conjoints, l’autre n’a pas de droit légal à un accès MyCitya en tant que copropriétaire. La seule option reste le partage d’identifiants, ou la délivrance d’une procuration pour certaines démarches ponctuelles (vote en AG notamment).
Procédure de demande d’un second compte MyCitya sur un même lot
Il n’existe pas de formulaire dédié dans l’interface MyCitya pour cette demande. Voici les étapes que nous recommandons :
- Identifier l’agence Citya gestionnaire du lot (le nom figure sur les appels de fonds et dans l’espace MyCitya du référent)
- Envoyer un e-mail au gestionnaire avec l’objet « Demande de création d’accès MyCitya – lot n° [X] », en joignant une pièce d’identité et un justificatif de copropriété (acte notarié, attestation d’indivision, attestation de PACS ou livret de famille)
- Préciser l’adresse e-mail souhaitée pour le nouveau compte, qui doit être différente de celle du référent
- Relancer sous une dizaine de jours si aucune réponse n’a été reçue, en rappelant les obligations du décret 2019-502
Le gestionnaire procède alors à la création manuelle du compte côté back-office. Le nouveau titulaire reçoit un e-mail d’activation avec un mot de passe provisoire.
Vote en AG dématérialisée et signature électronique : attention aux comptes partagés
MyCitya permet le vote à distance en assemblée générale et la signature électronique de certains documents. Ces fonctionnalités sont nominatives. Un vote émis depuis le compte du référent est juridiquement attribué au référent, pas au conjoint qui aurait utilisé ses identifiants.
En cas d’indivision, les coindivisaires doivent de toute façon désigner un mandataire unique pour voter en AG (article 23 de la loi du 10 juillet 1965). Disposer de deux comptes MyCitya distincts ne donne pas deux droits de vote sur le même lot. En revanche, chacun peut consulter indépendamment les procès-verbaux, les appels de fonds et les documents comptables.
Pour les couples mariés sous régime de communauté, la situation est identique : un seul vote par lot, mais deux accès de consultation possibles.
Gestion locative MyCitya : le cas du propriétaire bailleur en couple
Côté gestion locative, MyCitya offre le suivi des loyers, des quittances et de la comptabilité du mandat. Là encore, le compte est rattaché au signataire du mandat de gestion. Si le mandat a été signé par un seul des deux conjoints, l’autre n’apparaît pas dans le système.
La solution la plus propre consiste à faire figurer les deux noms sur le mandat de gestion locative dès sa signature. Citya peut alors créer deux accès distincts. Modifier un mandat existant pour ajouter un co-mandant nécessite un avenant, à demander directement à l’agence.
Le partage d’identifiants reste toléré dans les faits pour la consultation simple. Il devient problématique dès qu’il s’agit de valider un document ou de donner un accord en ligne, puisque l’action est tracée au nom du titulaire du compte.
Citya n’a pas prévu de fonctionnalité « accès invité » ou « lecture seule » dans MyCitya. Tant que cette option n’existe pas, la demande formelle d’un second compte reste la seule voie conforme pour un coindivisaire ou un conjoint copropriétaire.
