Le pré-état daté désigne un ensemble d’informations financières et administratives relatives à un lot de copropriété, transmises à l’acquéreur avant la signature du compromis de vente. L’expression elle-même ne figure dans aucun article du Code de la construction et de l’habitation : c’est un usage professionnel, pas un terme légal. Cette absence de cadre formel explique pourquoi les modèles Word disponibles en ligne varient fortement d’un site à l’autre.
Certains de ces modèles sont tout simplement incomplets au regard de l’article L.721-2 du CCH.
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Vérifier la conformité d’un modèle Word de pré-état daté avant de le remplir
Télécharger un modèle vierge prend quelques secondes. S’assurer qu’il couvre réellement les obligations légales prend plus longtemps, et c’est cette étape que la plupart des vendeurs sautent.
Le problème n’est pas le format Word en soi. Le problème, c’est que la loi impose un contenu précis, pas un formulaire type. Aucun modèle officiel unique n’est diffusé par une autorité publique. Le Conseil Supérieur du Notariat transmet un format PDF aux notaires, mais ce document n’est pas librement accessible ni conçu pour être rempli par un particulier.
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Avant de saisir la moindre donnée dans un modèle téléchargé, il faut le confronter aux rubriques imposées par l’article L.721-2 du CCH. Un modèle peut sembler complet parce qu’il comporte dix pages et des cases à cocher, tout en omettant une rubrique qui bloquera la vente.
Les rubriques à vérifier dans tout modèle
- Le volet financier : montant des charges courantes du budget prévisionnel, provisions exigibles sur le vendeur, dettes éventuelles du vendeur envers le syndicat des copropriétaires, et montant du fonds de travaux avec la quote-part rattachée au lot vendu.
- Le volet administratif : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, carnet d’entretien de l’immeuble, fiche synthétique de la copropriété, et mention des procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat.
- Le volet technique : diagnostics obligatoires annexés (amiante, plomb, DPE du lot), superficie loi Carrez, et le cas échéant, plan pluriannuel de travaux adopté ou projet voté en assemblée générale.
Si le modèle Word que vous avez téléchargé ne comporte pas de champ pour le fonds de travaux ou pour les procédures judiciaires, il est obsolète ou incomplet. Un notaire peut le refuser.
Pré-état daté sans syndic : où trouver les informations pour remplir le document
La loi ne désigne personne comme rédacteur obligatoire du pré-état daté. Contrairement à l’état daté (produit par le syndic après la signature du compromis), le pré-état daté peut être constitué par le vendeur lui-même.
C’est d’ailleurs l’un des intérêts du modèle Word : éviter de payer le syndic pour un document que vous pouvez compiler à partir de pièces déjà en votre possession. La condition est de savoir exactement où chercher chaque information.
Sources exploitables par le vendeur
Les procès-verbaux d’assemblée générale contiennent les budgets votés, les travaux décidés et les procédures en cours. Ils sont souvent accessibles via l’extranet de la copropriété, un espace en ligne que le syndic met à disposition des copropriétaires.
Les appels de fonds trimestriels indiquent le montant des charges courantes et des provisions pour travaux. Vos relevés de compte auprès du syndic permettent de vérifier si vous avez des impayés.
Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division précisent les tantièmes du lot. Une erreur sur les tantièmes fausse le calcul des charges et peut entraîner un litige après la vente.
Le carnet d’entretien et la fiche synthétique sont deux documents distincts. La fiche synthétique, rendue obligatoire par la loi ALUR, résume les données financières et techniques de la copropriété. Si votre modèle Word confond les deux ou n’en mentionne qu’un, il manque une pièce.
Erreurs du pré-état daté qui bloquent la vente chez le notaire
Un notaire peut considérer un pré-état daté incomplet, incohérent ou inexploitable et exiger une mise en conformité avant de poursuivre la vente. Ce n’est pas une question de formalisme : un document erroné expose le vendeur à une action en responsabilité de l’acquéreur après la signature.
Les erreurs les plus fréquentes ne portent pas sur des coquilles de mise en forme. Elles concernent des données chiffrées mal reportées ou des rubriques absentes.
- Charges courantes recopiées depuis un ancien appel de fonds, alors que le budget a été révisé lors de la dernière assemblée générale. L’acquéreur découvre un écart après le compromis.
- Fonds de travaux omis ou confondu avec les provisions pour travaux votés. Ce sont deux lignes distinctes dans le budget de la copropriété.
- Absence de mention des procédures judiciaires en cours. Si le syndicat est engagé dans un litige (impayés d’un copropriétaire, action contre un constructeur), cette information doit figurer dans le document.
- Quote-part de charges calculée sur des tantièmes erronés, souvent parce que le vendeur a utilisé les tantièmes généraux au lieu des tantièmes spéciaux applicables à certaines charges (ascenseur, chauffage collectif).
Le vendeur reste responsable de l’exactitude des informations transmises, même s’il a utilisé un modèle trouvé en ligne. La loi ALUR impose la transmission du contenu, et c’est le vendeur qui en est débiteur envers l’acquéreur.
Modèle Word du pré-état daté et validité dans le temps
Un pré-état daté rempli trois mois avant la signature du compromis peut être devenu caduc si une assemblée générale s’est tenue entre-temps. Les charges votées, les travaux décidés ou un nouveau budget modifient les données financières du document.
Aucune durée de validité légale n’est fixée par un texte. En pratique, les notaires considèrent qu’un document de plus de quelques semaines mérite une vérification, surtout si une AG a eu lieu dans l’intervalle.
Le format Word présente un avantage sur ce point : un fichier modifiable permet de mettre à jour une rubrique sans tout refaire. Un PDF figé impose de reprendre le document depuis le début.
Avant de transmettre le fichier au notaire, relisez chaque rubrique en la comparant au dernier PV d’assemblée générale et au dernier appel de fonds reçu. Si une donnée a changé, corrigez-la. Si vous n’êtes pas certain d’un montant, demandez une confirmation écrite au syndic plutôt que d’inscrire une estimation.
